D1 Kuanza
Hatua tatu tu kabla ya kuuza bidhaa ya kwanza.
- Ingia kwenye mfumoTumia barua pepe (au namba) na nywila ulizopewa. Ukitaka mfanyakazi aingie, mwongeze kama mtumiaji kulingana na kifurushi chako.
- Weka bidhaa zakoKwa kila bidhaa weka jina, bei ya kununulia, bei ya kuuzia na idadi uliyonayo. Unaweza kupakia orodha nyingi kwa CSV, na kutumia barcode au QR.
- Anza kuuzaFungua POS, chagua bidhaa, pokea malipo. Mfumo unapunguza stock na kuhesabu faida wenyewe.
💡
Bei ya kununulia ni muhimu. Ndiyo inayowezesha mfumo kujua faida halisi ya kila mauzo. Ukiiacha tupu au ukaiandika vibaya, faida itaonekana kubwa au ndogo kuliko ukweli.
2 Kuuza (POS)
Chagua bidhaa, kipokee malipo, na umemaliza. Kila kitu kingine kinatokea chenyewe.
Njia za malipo
TaslimuPesa mkononi. Inaingia moja kwa moja kwenye hesabu ya pesa.
M-Pesa / simuWeka njia ya malipo uliyopokea ili ripoti ya pesa ibaki sahihi.
Mkopo (deni)Mteja anachukua sasa, analipa baadaye. Mauzo yanaandikwa, na deni linafuatiliwa kwenye ukurasa wa madeni.
Mengine unayoweza kufanya
- Punguzo: mfumo unahesabu faida baada ya punguzo, kwa hiyo faida inayoonekana ni ya kweli.
- Marejesho: mteja akirudisha bidhaa, rekodi marejesho ili stock na pesa zirekebishwe.
- Bili / tabs: shika bili ya mteja ukihudumia mwingine, kisha urudi kuimaliza.
- Offline: mauzo ya kawaida yanaendelea hata mtandao ukikatika.
3 Stock na Write-off
Stock inapungua pale unapouza. Wakati mwingine bidhaa inatoka bila kuuzwa. Hapo ndipo unapotumia Write-off.
Write-off ni nini?
Ni kuondoa bidhaa kwenye stock bila kuiuza: imeharibika, imepotea, imeisha muda, au umeitumia mwenyewe ofisini. Kwenye ukurasa wa Stock, bonyeza Toa Stock na uchague sababu.
| Sababu | Mfano |
|---|---|
| Matumizi ya Ofisi | Ream ya karatasi uliyotumia ofisini |
| Iliharibiwa | Bidhaa iliyovunjika au kulowa maji |
| Upotevu | Bidhaa haionekani wakati wa kuhesabu stock |
| Nyingine | Sababu isiyoingia hapo juu (andika maelezo) |
Write-off inabadilisha nini?
▼Stock
inapungua
inapungua
▲Matumizi
yanaongezeka kwa bei ya kununulia
yanaongezeka kwa bei ya kununulia
▼Faida
inapungua
inapungua
=Pesa taslimu
haiguswi
haiguswi
🧮
Mfano: kalamu 3 zilizonunuliwa kwa TZS 1,000 kila moja, ukizitoa kama "Matumizi ya Ofisi", zinaandikwa kama matumizi ya TZS 3,000. Faida ya mwezi inapungua kwa kiasi hicho. Pesa kwenye droo haibadiliki, kwa sababu pesa ilitoka ulipozinunua.
⚠️
Ukikosea write-off, unaweza kuihariri au kuifuta kwenye historia ya stock. Ukiifuta, stock inarudishwa.
Bidhaa zinazoisha muda
Kwa bidhaa zenye tarehe ya mwisho (dawa, vyakula), mfumo unakuonyesha zinazokaribia kuisha. Ikishaisha, tumia write-off ya expiry ili stock na faida zionyeshe ukweli.
4 Matumizi (gharama)
Kila shilingi inayotoka kwa ajili ya biashara iandikwe, na aina ichaguliwe. Hapo ndipo ripoti inaweza kukuonyesha pesa zinaenda wapi.
✅
Aina ni ya lazima. Ukiongeza gharama mpya, mfumo unakulazimisha kuchagua aina. Inakusaidia kuepuka gharama zisizoeleweka kwenye ripoti.
| Aina | Unaitumia lini |
|---|---|
| Kodi | Kodi ya chumba au duka |
| Umeme & Maji | LUKU, bili ya maji |
| Mishahara | Malipo ya wafanyakazi |
| Usafiri | Nauli, usafirishaji wa mzigo |
| Internet, Bando & Simu | Bando, vocha, internet ya ofisi |
| Chakula & Vinywaji | Chakula na vinywaji vya ofisi au duka |
| Usafi & Ulinzi | Usafi wa duka, mlinzi |
| TRA, Leseni & Ada za Serikali | Kodi ya TRA, leseni, ada za halmashauri |
| Ada za Benki & Mitandao ya Simu | Makato ya benki na ya M-Pesa, Tigo Pesa na mengine |
| Vifaa vya Ofisi | Karatasi, kalamu, vifaa vidogo vya matumizi |
| Vifaa vya Kudumu | Kompyuta, printa, samani |
| Matengenezo | Kutengeneza vifaa au duka |
| Matangazo | Matangazo, mabango, vipeperushi |
| Stock Iliyotumika au Kupotea (Write-off) | Inaingia yenyewe unapofanya write-off. Usiiandike mwenyewe. |
| Nyingine | Chochote kisichoingia kwingine. Itumie kwa nadra. |
⚠️
Usichanganye matumizi na pesa binafsi. Pesa unazochukua kwa matumizi ya nyumbani si gharama ya biashara. Ni "pesa za mmiliki" (drawings), na zinapunguza mtaji, si faida.
5 Faida si pesa taslimu
Swali linaloulizwa mara nyingi: "Faida ni kubwa, lakini pesa niliyonayo ni ndogo. Imeenda wapi?"
Faida ni hesabu ya kitabuni: mauzo ukitoa gharama ya bidhaa na matumizi. Si pesa iliyokaa mkononi. Baada ya kupatikana, faida inaweza kuwa:
Mlinganyo wa mtaji
Mtaji wa kuanziaulipoanza
+
Faidatangu mwanzo
+
Mtaji uliyoongezabaadaye
−
Pesa ulizochukua(drawings)
=
Mtaji wa sasakwenye Balance Sheet
💡
Mtaji wa sasa ukiwa chini ya "mtaji wa kuanzia + faida", tofauti hiyo inaelezwa na pesa ulizochukua, mabadiliko mengine yaliyoandikwa, au gharama ambazo hazikuingizwa. Stock na madeni ya wateja hazipunguzi mtaji. Zinabadilisha tu umbo la mali, kutoka pesa kuwa bidhaa au deni.
Mahali pa kuangalia kila kimoja: Balance Sheet (mali, madeni, mtaji), Akaunti za Pesa (pesa halisi kwa kila njia), na ukurasa wa madeni.
6 Ripoti
Ripoti zinakuambia biashara inaendeleaje bila kuhesabu kwa mkono.
Faida na Hasara (P&L)
- Mauzo: jumla ya mauzo ya kipindi, baada ya punguzo.
- Gharama ya bidhaa: bei ya kununulia ya bidhaa ulizouza.
- Faida ghafi: mauzo ukitoa gharama ya bidhaa.
- Matumizi: kodi, umeme, mishahara na mengine uliyoandika.
- Faida halisi: faida ghafi ukitoa matumizi. Hii ndiyo faida yako ya kweli.
Safari ya Biashara Biashara na Premier
Inaonyesha faida au hasara tangu siku ya kwanza, mwezi kwa mwezi. Unaona mwezi ulioanza kupata faida, miezi yenye hasara, na kama biashara inakua.
- Nguzo ni faida ya kila mwezi: kijani ni faida, nyekundu ni hasara.
- Mstari ni jumla tangu mwanzo. Ukiwa juu ya sifuri, biashara iko kwenye faida kwa jumla.
- Vitufe vya "Miezi 12 ya mwisho", kila mwaka na "Yote" vinakuruhusu kuangalia kipindi unachotaka. Hukumu ya juu ("Tangu mwezi X una faida ya...") inabaki ya tangu mwanzo daima.
💡
Mwezi wa sasa bado haujaisha, kwa hiyo unaweza kuonekana na hasara kwa muda. Hiyo ni kawaida. Subiri uishe ndipo uuhukumu.
Balance Sheet na Akaunti za Pesa
Balance Sheet inaonyesha unachomiliki (pesa, stock, madeni ya wateja), unachodaiwa, na mtaji. Akaunti za Pesa inaonyesha pesa halisi kwa kila njia (taslimu, M-Pesa, benki).
7 Madeni
Fuatilia nani anakudai, na wewe unamdai nani.
🤝
Madeni ya watejaMauzo ya mkopo yanaandikwa kwa jina la mteja. Mteja akilipa, rekodi malipo, na deni linapungua.🚚
Madeni ya wasambazajiUkinunua mzigo kwa mkopo kupitia Purchase Order, deni linaandikwa na unaweza kulipa kwa awamu. Biashara na Premier⚠️
Mauzo ya mkopo yanaongeza mauzo lakini si pesa hadi mteja alipe. Ndiyo sababu faida inaweza kuwa kubwa wakati pesa mkononi ni ndogo.
8 Maswali yanayoulizwa mara nyingi
Bonyeza swali kuona jibu.
Faida inaonyesha mamilioni, lakini pesa niliyonayo ni ndogo. Kwa nini?
Faida si pesa taslimu. Pesa inaweza kuwa imegeuka stock mpya, madeni ya wateja, vifaa vya kudumu, au umeichukua kama pesa za mmiliki. Angalia sehemu ya Faida si pesa taslimu na Balance Sheet.
Write-off inapunguza pesa yangu ya taslimu?
Hapana. Inapunguza stock na faida, lakini haiguswi pesa taslimu, kwa sababu pesa ilitoka ulipoinunua bidhaa.
Kwa nini mfumo unanilazimisha kuchagua aina ya matumizi?
Ili ripoti ikuonyeshe gharama zinaenda wapi (kodi, umeme, mishahara...). Matumizi bila aina hayasaidii kufanya maamuzi.
Mwezi huu unaonyesha hasara, je biashara inaanguka?
Si lazima. Mwezi unaoendelea haujaisha, na baadhi ya gharama (kodi, mishahara) huingia mapema. Angalia Safari ya Biashara kuona mwenendo wa miezi mingi, na kama jumla tangu mwanzo bado iko juu ya sifuri.
Nimekosea kuandika matumizi, nifanye nini?
Fungua ukurasa wa Matumizi, hariri gharama hiyo (tarehe, aina au kiasi) au ifute. Mfanyakazi wa kawaida (cashier) anaweza kufuta ndani ya dakika 20 tu baada ya kuiingiza.
Nitapata wapi msaada zaidi?
Tuma ujumbe kwa timu ya msaada kupitia kitufe cha WhatsApp chini ya ukurasa huu.
Hakuna mada iliyopatikana. Jaribu neno lingine.